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GLASFASER-CRM

Ausbau und Vertrieb von Glasfasernetzen unterstützt durch Open Source CRM System

Open Source Software spielt in Unternehmens-IT eine zunehmend wichtigere Rolle. Viele Firmen könnten heute nicht mehr ohne Android, Linux, Java und viele anderen kostenlos verfügbaren Software-Komponenten Ihre IT Landschaft betreiben.

Kostenlose Software klingt zwar gut, heißt aber nicht, dass man diese völlig umsonst bekommt. In fast allen Fällen entstehen Kosten für Administration, Anpassungen und Betrieb. Oft sind die Systeme auch so komplex, dass es speziellem Know How bedarf, um die Software einzusetzen. Auch die Administratoren und Nutzer müssen regelmäßig geschult und neu erkannte Sicherheitsbedrohungen beseitig werden. Darüber hinaus baut man in einem Unternehmen nie auf einer grünen Wiese. Bestandsdaten müssen übernommen, Kommunikationsschnittstellen zu anderen Systemen aufgebaut und angepasst, sowie neue Fehlerbehandlungen und Prozesse eingeführt werden. Das alles ist Aufwand und kostet daher Geld.

Trotzdem hat man i.d.R. geringere Gesamtkosten und den langfristig nicht zu unterschätzenden Vorteil, dass man sich nicht von einem Anbieter abhängig macht. Der Quellcode ist vorhanden und gute Spezialisten können Projekte bei Bedarf übernehmen.

Das dachte sich auch die Breitbandversorgung Deutschland (BBV) vor ein paar Jahren. Da es für Kabelnetzanbieter aber nichts Passendes gab, hat die BBV sich ein CRM auf den Leib schneidern lassen. Was dabei herauskam kann sich sehen lassen.

Strukturdiagramm

Das Kunden-CRM ist inzwischen die zentrale Schaltstelle des Unternehmens bei der alle Geschäftsprozesse und die damit verbundenen Daten zusammenlaufen. Es begleitet einen Netzausbau bequem von Anfang an, schon in der Vorvermarktung.

Jederzeit erhält die BBV eine aktuelle Übersicht über den Stand des Netzwerkausbaus, sowie den Status der Interessenten/Kunden und kann schnell von verschiedenen Standorten auf Ausnahmesituationen reagieren. Die Bedienung erfolgt dabei über einen Internet-Browser und ist somit perfekt für Home Offices oder verteilte Standorte, Teams oder Sales-Center geeignet.

Der Vertrieb, die Buchhaltung, das Backoffice, die Handwerker vor Ort und natürlich der Kundensupport nutzen das CRM als tägliches Werkzeug um alle geschäftsrelevanten Vorgänge zu erfassen, auf Interessenten und Kunden zu reagieren und relevante Daten auch automatisch verarbeiten zu lassen.

BBV hat zum Beispiel die gesamte Bestellabwicklung von Produkten über einen externen Dienstleister automatisiert und diese wird nun durch die Backoffice-Mitarbeiter ohne technisches Spezialwissen durchgeführt. Die Verfügbarkeit von Produkten an einem Standort wird dabei automatisch verifiziert, Rufnummernportierungen (nach Freischaltung) in Auftrag gegeben, Zusatzprodukte bestellt, Rechnungen erstellt, Einzelverbindungsnachweise erfasst (und nach 6 Monaten wieder gelöscht) u.v.a.m.

Beispielseite mit Telefonie Daten / Portierung

Baufirmen können Fotos im CRM ablegen und die Fortschritte Ihrer Tätigkeit protokollieren, externe Vertriebs/Kooperationspartner Ihre Kunden verwalten.

Auch in Richtung der Kunden ist das CRM die zentrale Kommunikationsplattform für diverse Bereiche. Von der Vorvermarktung, dem Speicherort für die Erfassung und Kontrolle aller notwendigen Dokumente zum Vertragsabschluss bis hin zur Kundenbetreuung und weiterem Marketing.

Darüber hinaus werden über das CRM alle Bestell- und Abrechnungsprozesse als auch Freischaltungsprozesse oder Portierungen von Telefonnummern transparent mit den Kunden kommuniziert. Der Großteil der Kundenkommunikation läuft automatisch über vordefinierte Prozessabläufe ab. So erhält z.B. ein Kunde eine E-Mail mit Zugangsdaten aus dem CRM, sobald die Portierung von Telefonnummern erfolgreich abgeschlossen worden ist. Selbst bei einem kompletten Netzausfall können Kunden über angebundene SMS Dienste informiert werden. Über ein Webportal (SelfService Portal) erhalten Kunden Zugang zu vertragsrelevanten Informationen sowie Rechnungen und Einzelverbindungsnachweisen.

Beispielseite Self-Service Portal

Der Schutz personenbezogener Daten wird angemessen berücksichtigt, unberechtigter Zugriff wird unterbunden. Ein fein abgestuftes Rechtesystem sorgt im CRM dafür, dass jeder Mitarbeiter und jedes externe System nur die Daten zu sehen bekommt, die für die jeweiligen Arbeitsaufgaben notwendig sind. Mitarbeiter können informiert werden, wenn es im System Daten gibt, deren Bevorratung gegen die DSGVO verstoßen könnte. Individuelle Eckdaten zur Einhaltung der DSGV können entsprechend der Firmenrichtlinien eingestellt werden.

Für die Faserplanung in den Ausbaugebieten und an den konkreten Standorten ist das Kunden CRM mit einer eigenständigen Faser CRM Komponente gekoppelt. Dieses Faser-CRM kann automatisch einen Faserplan für Standorte auf Knopfdruck erzeugen und diesen bis hin zur Anschlussdose dokumentieren und mit externen Dienstleistern austauschen.

Der Austausch der Daten mit anderen Systemen erfolgt über eine standardisierte Schnittstelle. Das zentrale CRM kann Daten entgegen nehmen und verarbeiten. Es kann auf Push Nachrichten reagieren, Datenübertragungen starten und Fehler behandeln. Durch umfangreichen Prüfungen und Sicherheitsmechanismen ist die Integrität des Gesamtsystems zu jeder Zeit gewährleistet. Alle Aktionen werden im Detail protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Im Fehlerfall werden Hilfen angeboten.

Das Kunden- als auch Faser-CRM beruhen auf dem Open Source Produkt berliCRM. Der Quellcode ist also offen einsehbar und kann von jedem verwendet werden, ohne sich von einem Hersteller abhängig zu machen. Das System ist über Jahre ausgereift und reagiert auch zuverlässig auf Ausnahmesituationen und Fehlern.

Beispielseite Kundendate

In der Zwischenzeit hat die BBV mehrere Gebiete in Deutschland für Glasfaserkunden erschlossen. Weitere Netzanbieter und Stadtwerke haben diese Lösung nun ebenfalls in Betrieb oder bereiten das aktuell vor. Das CRM hat sich im Live Betrieb über Jahre bewährt, obwohl kein Netzausbau dem anderen gleicht und die Produkt- und Dienstleistungsportfolios sich häufig sehr unterscheiden.

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Vermarktung und Verwaltung von Geräten

vertriebliches CRM System

  • zur Gewinnung von neuen Kunden aus den Zielgruppen
  • mit zentraler Kontrolle für internationales Vertriebsnetz
  • zur Planung der Produktion an Hand von Forecasts
  • zur Verwaltung des angebotenen Produkt- und Dienstleistung Portfolios
  • zur Verwaltung der Kontakt- und Auftragsdaten, incl. Versionsverwaltung, Bestandsverwaltung

Betriebsart: Application Service Providing
Nutzerzahl: ca. 5- 40 pro Land
Bereitstellung: sofort, mit gemeinsamer Anpassung an spezielle Anforderungen

Gründe für die Wahl von berliCRM:

  • identisches CRM für mehrere Länder mit unterschiedlichen Anforderungen für Vertriebs- und Marketingunterstützung
  • vollständige Kopplung an andere betriebliche technische Infrastruktur, wie ERP, Buchhaltung und Webseiten
  • länderspezifisch leicht und schnell an spezielle Anforderungen anpassbar
  • schnelle und intuitive Bedienung

Vorteile für Gerätehersteller:

  • zentrales Management aller internationalen Vertriebs- und Marketingorganisationen unter Berücksichtigung länderspezifischer Besonderheiten
  • automatisierter Datenaustausch mit anderen IT Komponenten
  • Unterstützung mehrerer Währungen, Produkttypen, Softwareversionen

Potentielle Nachnutzung: Produzenten und Vertriebsorganisationen von Geräten und Maschinen

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Globale Vertriebssteuerung bei Bindomatic, realisiert mit crm-now

Bindomatic bietet Unternehmen und Konzernen die richtigen Werkzeuge, um professionell gebundene Dokumente intern produzieren zu können. Seit der Gründung im Jahr 1974 erhalten Kunden modernste Bindemaschinen und Bindesysteme, mit denen sie hochwertige gebundene Dokumente schnell, effizient und komfortabel erstellen können.

Bindomatic mit Hauptsitz in Stockholm, Schweden, betreibt Niederlassungen in Deutschland, USA, Belgien und Portugal. Dazu vertreiben unabhängige Distributoren in 40 Ländern rund um den Globus die professionellen Bindelösungen. Die komplette Vertriebssteuerung wird durch miteinander vernetzte CRM-Systeme der crm-now GmbH realisiert. Seit fast zehn Jahren ünterstützt der Berliner CRM Anbieter das gesunde Wachstum der Bindomatic durch sein “on demand” CRM System und die Entwicklung speziell an die Bedürfnisse des Kunden angepasster Funktionsmodule.

Dr. Göran Tolf, CEO der Bindomatic AB, führt dazu aus:

“Auf Empfehlung von crm-now haben wir mit einer wenig modifizierten Standardanwendung begonnen. Nach einem Jahr entwickelten wir mit dem crm-now Team ein Projekt um das CRM an weiter unsere Bedürfnisse anzupassen. Wir haben festgestellt, dass das crm-now Team uns wirklich hilfreich bei der Umsetzung unserer Anforderungen unterstützt und weiter mit uns zusammenarbeitet, um die Effizienz im Vertrieb zu verbessern und die geeignete Werkzeuge für die Berichterstattung zu integrieren. Die wenigen Probleme die wir hatten, wurden schnell und ohne Diskussionen beseitigt.”

“Es macht Spaß, für ein so erfolgreiches Unternehmen wie Bindomatic arbeiten und einen Baustein zum Erfolg liefern zu dürfen.”, erklärt crm-now Geschäftsführer Emilio Paolini, “Wenn ein Unternehmen sich selbst und seine Kundschaft verstanden hat, kann man leicht erfolgreiche Werkzeuge zur Umsatzsteigerung durch das CRM System entwickeln und einsetzen.”

Technologisch gesehen konnte die crm-now Technologie bei Bindomatic seine volle Wirkung entfalten. Der Kunde nutzte die Möglichkeit, auf die Daten von mehreren CRM Systeme in verschiedenen Ländern zugreifen zu können. Über sogenannte Web-Services sind die CRM Mandanten mit dem vorhandenen Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen verbunden. Diese Systeme sind dann in der Lage, den Datenbestand im CRM bei Bedarf zu kontrollieren und zu aktualisieren und so z.B. zentral Rechnungen an Kunden zu stellen und diese im entsprechenden CRM zur Information an das Vertriebspersonal abzulegen. Das ist Effizienz und so wie sie heutzutage funktionieren sollte.

Ein modernes CRM System muss sich bei Kunden in die vorhandene IT-Infrastruktur und vor allem die gelebten Prozesse transparent integrieren. So wie crm-now es tut!

http://www.bindomatic.de/

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Customer Relationship Management (CRM) für Berliner PPP

Die Ausschreibung

Ein großes Public Private Partnership Unternehmen des Landes Berlin aus dem Bereich Wirtschafts- und Technologieförderung bei Unternehmen, Investoren und Wissenschaftseinrichtungen hat im Rahmen einer Ausschreibung 2013 einen Dienstleister gesucht, um diverse bestehende CRM Systeme (Oracle, Cobra, Weilgut) in einer einzigen modernen und leistungsfähigen Lösung zusammenzuführen und an die besonderen Erfordernisse des damals wachsenden Unternehmens anzupassen.

Den Zuschlag erhielt das Berliner Unternehmen crm-now GmbH, welches bereits seit 2007 auf Basis einer Open-Source CRM-Software eine marktfähige und profitable CRM-Lösung für deutsche und europäische Unternehmen entwickelt hatte.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde innerhalb von sechs Monaten erfolgreich umgesetzt. Mehr als 250 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen mit verschiedensten Aufgaben sowie Sentats- und Bezirksverwaltungen arbeiten seit 2014 täglich mit dem CRM um Interessenten und Kunden personalisierte Dienstleistungen anzubieten und dabei nicht den Überblick zu verlieren.

Bis dahin war es jedoch ein weiter Weg.

Mussten zunächst die mehr als eine halbe Million Bestandsdaten analysiert, bereinigt und in ein gemeinsames Format gebracht werden, wurde schnell klar, dass die anspruchsvollen Betriebsabläufe auch mit speziellen Erfordernissen zur Datenverarbeitung und Bereitstellung verbunden waren. Funktionelle Erweiterungen des Standard CRM Systems wurden somit erforderlich.

Das Spektrum reichte z.B. von der Kommunikation mit der Webseite des Unternehmens über spezielle Rechtevergabe entsprechend der Unternehmenshierarchie bis hin zur effektiven Verwaltung von Veranstaltungen und Kontaktlisten mit zehntausenden Einträgen.

„Wir hatten ein enge Zeitvorgabe und viele Wünsche bei einem begrenztem Budget. Die crm-now Mitarbeiter haben sich aber schnell in unseren Geschäftsabläufen zurecht gefunden, verschiedene Lösungswege mit uns diskutiert und dann zügig umgesetzt. Die Entscheidung auf ein Open Source Projekt zu setzen, hat sich letztlich als richtig herausgestellt.“ meinte der zuständige Bereichsleiter des Kunden, der ebenfalls verantwortlich für das Gesamtprojekt war.

Der Grundgedanke des Nehmens und Gebens bei Open Source Lösungen wird auch durch dieses Projekt gefördert. Viele Unternehmen haben durch Ihre Open Source Beiträge das Projekt indirekt unterstützt und crm-now stellt im Gegenzug Entwicklungsergebnisse anderen Interessenten kostenlos zur Verfügung.

„Uns war von Anfang an klar, dass das keine leichte Aufgabe sein wird. Neben der Bewältigung der hohen technischen Anforderungen kam es vor allem darauf an, Vertrauen aufzubauen um die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Kunden mit ins Boot zu holen. Schließlich nützt das beste CRM nichts, wenn es die Anwender nicht überzeugt.“ sagt Emilio Paolini, Geschäftsführer der crm-now GmbH.

Durch wöchentliche Besprechungen mit den zukünftigen Nutzern und umfangreichen Schulungen hat der Kunde ein internes Kompetenzteam aufgebaut, welches anderen Mitarbeitern des Hauses unterstützend zur Seite stehen kann.

Parallel zum System wurde eine ausführliche Dokumentation erarbeitet und den Nutzern in Form von Handbüchern (digital/print) bereitgestellt.

Der Kunde hat zwischenzeitlich die Verwaltung des CRMs selbst übernommen, wird aber von crm-now weiterhin unterstützt. Schließlich gibt es noch viele weitere Wünsche.